目指せデキリーマン!
英文ビジネスメール虎の巻!

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構成・文/和田鈴香(編集部)

 

普段、私たちがもっとも頻繁に使うコミュニケーションツールと言えば“メール”ですよね。日本のビジネスシーンでは、長い前置きに敬語たっぷりのビジネスメールを目にしますが、海外のビジネスメールの形式は、どうやら少し違うみたいなんです。ネイティブ特有のメールマナーを知らない私たちは、どんな文章なら相手の失礼にあたらないかと悩みがちです。そこで今回は、押さえておけば必ず役立つ、英文ビジネスメールの書き方の基本を伝授しちゃいます!

(和訳)

件名:緊急-会議日程の変更について

ギブソン様

11月30日15時からの会議日程のお知らせを拝見しました。

残念ながら、中国へ緊急の出張があり会議に出席できません。12月3日の同時刻に予定をずらしていただけませんか?突然の変更で申し訳ございません。

お返事お待ちしております。

鈴木ともみ

 

POINT 1〔件名〕

長すぎず短すぎない件名をつけましょう。一目で要件がわかるように、本文の内容を的確に伝えることが大切です。文字数を減らすため、“about”“the”などの冠詞は省くのもポイント。また、「緊急」という意味の“Urgent(アージェント)は急ぎの要件の時にのみ使うこと!注意をひきたいからとむやみに多用すると、いざという時に緊急の用件だと信じてもらえないことも。

 

POINT 2〔頭語〕

基本は“Dear”で始めます。名前は“Mr.”“Ms.”など男女の敬称に、“Gibson”など姓のみ続けるのが一般的。ただ、相手の名前から姓が判断できなかった時は、例外的にフルネームで記載してもOKです。頭語の最後はイギリス式では“,(カンマ)”、アメリカ式では“:(コロン)”で締めます。

 

POINT3〔あいさつ〕

本題に入る前に一言あいさつを入れると、ビジネスメールらしいフォーマルな印象になります。また、相手のメールに返信する場合、「了解しました」というニュアンスで“Thank you for your information.”という表現がよく使われますよ。

 

POINT4〔締めの一言〕

本題のあとは突然文を終わらせず、“I am looking forward to hearing from you.”(お返事お待ちしております)と最後に一言添えると、より好印象です。これができてこそ、デキリーマン!

 

POINT5〔結語〕

“Dear”で始めたので、結語は「敬具」を意味する“Sincerely(シンシアリー)”を使うとフォーマルです。手紙では“Sincerely yours”と書きますが、メールの場合は短く“Sincerely”のみでOK。もう少しカジュアルな表現として“Best regards”“Regards”が用いられる場合も多いですよ。

 

この他に英文ビジネスメールで重要なポイントは、要件や結論を先に書くことです。また、誤解を与えないように、事実や依頼内容ははっきり書きましょう。当たり障りがないようにと、回りくどい書き方をしてしまうのはNGです!

また、丁寧な頼み方の“We would like you to~”は“Please~”に、「決定します」という意味の“make a decision”は“decide”にするなど、失礼にならない程度に文を短くまとめ、1スクロール以内の文章量に収めると、とてもスマートなビジネスメールになります。最後には署名も忘れず入れてくださいね!

 

いかがでしたか?コツさえ押さえておけば、たとえスピーキングに自信がない人でも、海外の取引先に堂々とビジネスメールが出せるはず!職場での信頼度もグンとアップしちゃうかも!?

 


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