書類の送り方紹介とトラブル

DOGAの永住権取得奮闘記

前回は「2人の関係を示すモノ」についてご紹介をしましたが、現在も引き続き審査開始の連絡を待っている状態です。書類審査の全体の流れとしては、まずスポンサー(僕の場合、妻)の審査があり、その後申請者の審査に入るというステップです。そのスポンサー審査に入る前にAOR (Acknowledgment Of Receipt)という「最低限の必要書類は揃っているため審査に入りますよ」という返信を待たなくてはいけないため、まだ連絡をもらっていない僕の場合は公式には審査は始まっていないと言えます。しかも書類発送後、実はすぐに書類が返送されるというトラブルが発生しておりました。その翌日に即発送し直したのですが、タイムロスが辛い……。返送された理由は完全に僕たちの手違いにありました。ということで僕たちは2回も発送を経験することになったというわけです。そこで本日はそんな発送のプロフェッショナル(?)になった僕がどのように書類を発送をしたのか、それぞれ今回のトラブルと合わせて皆様に共有をしたいと思います。 

書類はこうして送った(第1回目)

 

<書類のまとめ方>

 

まず第1回目(そもそも一回で終わるのが普通だと思いますが……)の発送について。以前に紹介した必要書類を全て揃えると結構な分量になります。しかも大切な書類です。郵送中に濡れたり破けたりする可能性が不安だった僕たちは、書類を以下のように綺麗に整理、保護をして発送しました。

 

ご覧の通り、書類のチェックリストの並び順に従いファイルに収めています。特に書類のまとめ方については明記がなかったため、こちらの方が書類をチェックする人の仕事が楽だろうという僕らなりの配慮をしての判断だったのですが、正解かどうかは分かりません。

 

 

また、原本しかない書類は念のため発送前にコピーを取っておきました。万が一書類が紛失した際のリカバリーのためですね。

 

 

<発送方法>

発送に関して、僕はカナダポストで売られている緩衝材付きの郵送用封筒に入れて通常郵便で発送しました。

 

 

通常郵便でもトラッキングナンバーというのがレシートに記載されていますので、カナダポストの公式サイトからいつでも配達状況が確認できて安心です。

 

 

思い込みこそ危険? 返送された理由

 

「ようやく送り終えたー!」とその時は安心していたのですが、結局それから1週間後に書類が返送され、一気に血の気が引きました。

 

 

なんと必要書類一枚が抜けており、書類不備ということで返却されてしまったのです! しかも僕たちは発送前にふたりで2度も確認したのですから、その時は信じられませんでした。 

 

 

ありがたいことに、返送時にどの書類が抜けているのかを記した用紙一枚が同封されています。 チェックリストと照らし合わせながらよく確認してみると、確かに「Additional Family Information(IMM5406)」が抜けているではありませんか! なぜ抜けているのかよくよくふたりで思い返してみました。

 

 

チェックリストの「Additional Family(追加の家族)」の欄には...

 

You (principal applicant, regardless age) and each of your family members 18 years of age or older included in the sponsorship, must complete this form.

 

 

と書かれてあります。上記の線を引いている部分を読んでふたりとも「スポンサーされる家族が他にいる場合は……」と勘違いをしてしまい、僕たちの場合は不要なものと勝手に思い込んでしまって いたのです。

 

 

該当の申請書類を読んでみると申請者全ての人が記入しなくてはいけない旨がしっかり書かれてありました。僕たちはチェックリストで既に不要と判断していたため、申請書そのものは目を通してすらいなかったのですね……。痛恨のミスです。

 

 

大の大人ふたりがあれだけ確認したのにミスをしてしまっているという事実に何とも情けなくなり、 一気に身体の気力が失われたのを今でも覚えています。改めて思い込みは良くないなと反省しました。

 

 

即再送(第2回目)

 

とは言うものの、諦めるわけにはいきませんので早速その日に欠けていたIMM5406の書類を準備し、再度発送の準備を進めました。

 

 

書類が戻ってきた時に実は、書類を入れていたファイルがなくなっていたのと、同封していた自分の顔写真2枚が戻ってきませんでした。問い合わせても時間がかかると思ったので再度顔写真を撮り直すことに。

 

 

またファイルがないということは「もしかしたらファイルはむしろ邪魔だったのか?」と思い、 今回送る際は書類を裸のままにし、緩衝材付きの封筒ではなく家にあった普通の茶封筒で送ることにしました。

 

 

一度書類そのもので致命的なミスを犯したので、発送自体にそんなに神経質になりすぎる必要もないだろうと思ったのでしょうね笑 ということで第2回目の発送を終えたわけです。

 

 

その後問題なく発送先のオフィスに書類が届いたようで、今の所10日以上経っても特に返送もないようなのでおそらく書類や送り方には問題なかったのではないかと思っています。

 

 

まだAORが届くまでは完全には安心できないので疑心暗鬼ではありますが、待つ以外に何もできませんので引き続き気長に待ちたいと思います! 

 

 

 

ライタープロフィール●Doga

日本の通信・IT関連の会社で3年半働いた後ワーキングホリデーのビザでトロントへ渡り、現地の仕事片手間にブログ運営、ライター、翻訳の仕事をしながら生活をしているDoga (@DogadogaTv)です。ブログ「DOGA2 Blog B面」では、ワーキングホリデー、永住権に関することから、トロント情報、ガジェット情報、商品紹介、海外生活情報など幅広く綴っております。現在はカナダでの永住権取得に向けて準備中です。

 


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