長過ぎるミーティングは絶対NG!

欧米の会議は6人以下1時間以内が鉄則

 

日本人の知らない 海外就職で本当に必要なスキル

日本の会議の長さや出席人数が異様に多いのは海外でもとても有名です。会議が好きな人はめったにおらず、どれだけ短く、少人数で、効率よく進めるかというスキルはどこの会社でも、フリーランスでも求められています。仕切り方が下手で、長引く会議を行っているといつしか会議に人が来なくなります! 基本、誰にでも会議の招待を辞退する権利があり、欧州の人は理由なしに堂々と辞退します。会議は1時間もすると、ほとんどの人が話しを聞いていないのが現実です。私が通っていたイギリスの学校ではなんと1コマの授業が35分。とても興味深い内容ではない限り、30分を過ぎると話が右から左へ流れてしまいます……。メールでクライアントに会議の招待状を送るときなどは、1時間のスロットが基本です。

 

 

会議の仕切り方

 

1.アジェンダをつくる

会議の発起人がアジェンダを作る。意外かもしれませんが、欧米では会議の目的、カバーするトピック、各何分など結構みなさん細かく事前にきっちり用意されています。

役員会などはまた別ですが、ほとんどの場合、割り当てられたトピックには時間内で決断を下すという暗黙のルールがあり、割り当てられた時間がそのトピックについて話し合うための予算に値するということがあります。

例:年収1,000万の会社員6人が会議に出席している場合、時給5,000円の人が6人、1時間3万円のコストになるとすれば、3万円以上の価値が無いトピックにはそれ以上の時間を費やさない。

時間がせまっているからと、良かれ悪かれ無理やりの決断を下すことも多いのです。

 

2.会議を上手に流す

なかなか結論に行かない人、会議をハイジャックする人や、話しが長い人。どこの国にでもいるようですね。そんな方には”OK, could we move on from this now?”(次、行こう)とあっさり切り上げて次へ進みましょう。にっこり嫌味無しに感じ良く言うのがコツです!

 

3.必要な人だけ招待しよう

義理や情、建前など不要です。本当に必要な人だけを招待しましょう。

誰を招待していいかわからない場合、適当に招待し、”Please invite anyone else who should attend”(出席するべき人へ招待状を転送してください)と一言添えましょう。

“The less of us, the better to keep the meeting effective”(効率性のため、出席者はより少人数であるほうが良い)と一言付け足すだけで大丈夫です。

 

4.差し入れがあるとGood

日本的ではありますが、こんなオモテナシはどこでも喜ばれます。ドーナツとコーヒー、朝なら軽めの朝食を用意したり、ちょっと気を利かせるのはとても喜ばれますよ。

 

会議に呼ばれ、出席する側の場合、何をいつ述べるかある程度決めていくのがルールです。

そして必ず発言すること

同意するのではなく、相手と異なる意見を言うのが会議の唯一の面白みです!

会議で何も言わない人=そこに居る価値が無い人です。

 

 

いやいやいや、ウチの会社はまだまだ長い会議が好まれると思っているそこのアナタ。

1時間を過ぎたら1度でいいから勇気を振り絞って

”I’d have to leave soon so could we wrap up or would you be able to send through the updates?” (もうそろそろ仕事に戻らなくてはいけないから、終わりにするか、アップデートを後で送ってくれない?)

と言ってみては。会議カルチャーが必ず変わりますよ。

 

【おまけ】イギリスの小話

婚約しただとかしていないだの英・ヘンリー王子。お兄ちゃんのウィリアムより庶民的で、ワイルドで本能のままに生きている彼は英国でもとても人気があります。本名はヘンリーですが、海外ではPrince Harry(プリンスハリー)の相性で親しまれています。民衆はPrince Henryといってもあまりピンとこないかも!

 

 

 

 

伊勢 音亜(いせ・おとあ)

英国在住暦20年。社会人暦10年のうち、9ヵ月を日系イベントのプロジェクトマネジャー、1年はamazon社で翻訳、トータルの8年ちょっとを元コンサルタントの英国起業家のもとでしごかれる。VC、スタートアップ、飲食業界、ブランディングなど幅広い業界にて幅広い人材と幅広い経験を持つ。現在は英国LEON社にてエンゲージメントを担当。

人を動かす英語術」紹介しているブログもチェック→  http://ameblo.jp/otoa-ise/

 


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2017.04.18 | QQイングリッシュ  ・  語学学校情報  ・  クチコミ  ・  TOEIC  ・  PR  ・  大人&大学生  ・  セブ留学  ・  大学生  ・  奨学生  ・  セブ島留学  ・  ミツミ電機  ・  IELTS  ・  体験レポート  ・  語学学校  ・  DMM英会話  ・  CUE留学プログラム