海外取引先との連絡や、そのほかのビジネスシーンでも英語を使う機会が多くなりました。中でも難しいのは、電話応対です。相手のジェスチャーや表情を見ながら話せないので、電話口から聞こえる英語を素早く理解して対応しなければなりません。そんな場面で慌てないために、今回は自己紹介から相手が不在の時の対応、アポの取り方、用件を伝える時の言い方など、「電話をかける側」がよく使うフレーズをご紹介します。

自分の氏名・会社名・配属部署名を伝える

Hello. This is Taro Suzuki, calling from ○○company.
Can I speak to Mr. Smith?

こんにちは。私、○○会社の鈴木太郎と申します
スミス様はいらっしゃいますか？

→電話やメールで名乗る際は、my name is ~ではなく、this is ~と言うので注意しましょう。
→相手が女性の場合にはMs.を使います。Miss.(未婚者)やMrs.(既婚者)に関係なく使える便利な単語なので覚えておきましょう。
→Can I〜?「～していいですか？」は May I〜? 「～していいですか？」よりも　少しだけくだけた言い方ですが、距離感によりますが、ビジネス上の会話で使うこともあります。

Good morning.

This is Yamada Mari, at ○○company, may I speak to Mr. Smith at extension 012, please?

おはようございます
私、○○会社の山田マリと申しますが、内線番号０１２のスミスさんにお繋ぎ願えますか？

→「～会社の」はat 会社名と言います。内線番号は場所ではありませんが、「内線番号012（の場所）にいらっしゃる山田様」というニュアンスとして、電話の場合にはatを用います。

Good afternoon, this is Tanaka speaking. May I speak to Mr. Smith of the Accounting Section, please?

こんにちは。山田と申しますが、経理課のスミス様はいらっしゃいますでしょうか？

→主に「部」はDepartmentまたはDivision、「課」はSectionと表現されます。

例：　管理部： Administration Department 
　　　管理課： Administration Section
　　　海外営業部：Overseas Sales Department
　　　海外営業課：Overseas Sales Section

I would like to speak to the PR person.

広報担当の方につないでいただけますか？

用件を伝える

Can I have a bit of your time?

少しお時間よろしいですか？（少しお話ししてもいいですか？）

I'm calling to talk about the estimate which we discussed the other day.

先日のお見積もりについてお電話しました

This is Yamada, I’m returning your call.

山田と申しますが、お電話をいただいたようなので折り返し電話しました

→ return one’s callは「前にもらった電話に対してかけ直す」という一連の動作が含まれています。日本語のように「先ほどお電話をいただいたので」と相手に説明する必要はありません。

The reason for my call is to talk about your business trip to Osaka this weekend.

今週末の大阪出張についてお話ししたく、お電話差し上げました

→「出張」にはa business tripやan official tourのほかにも、いくつかの言いまわしがあります。

例：　He is out of country on business. 彼は出張のため国外にいます
　     He went to Osaka on a business trip. 彼は出張で大阪に行きました

I’m calling to inform you about changes of physical address.

住所の変更をお知らせしたく、ご連絡しました

→informは「知らせる」というニュアンスで、ビジネスではよく使われます。

アポを取る

I would like to see you next week or the week after next, when you are available.

来週か再来週、お時間いただければお会いしたいのですが

→「来週か再来週」の部分を言い変えることもできます。

sometime soon a　「近いうちに」
as soon as possible 「できるだけ早く」
within the next week　「来週中に」
by the end of this month　「今月末までに」

When would be convenient for you?

いつがご都合よろしいですか？

I’m not available on that day.

その日は都合がつきません

How about next Friday?

来週の金曜日はいかがですか？

That would be fine for me.

それで結構です

When are your office hours?

オフィスアワーは何時ですか？

→オフィスアワーとは事務所や部署などの業務・営業時間を意味します。business hoursやopening hoursがショップやレストランなどの「営業時間」を示すのに対して、（ほとんど同じような意味で使われますが）ちょっとしたニュアンスの違いがあるようです。また、大学などで教授が研究室にいて学生の相談などに応じる時間、という意味もあります。

I’m calling because I would like to talk about our next meeting.

次回のミーティングについてお話したく、お電話しました

→「～したい」はビジネスシーンではwould like to～を使います。want to～ よりも丁寧です。とくに初対面の相手にはこちらの方をよく使います。

I would like to introduce you about our new product coming next month.

来月発表される我々の新製品についてご紹介したく、ご連絡さし上げました

→「新商品についてお伺いしたい」なら I would like to know about your new product, またはI would like to ask something about your new producｔ.と言います。

I’d like to know further details about your plan for the new store.

新しい店舗について、あなたのプランをより詳しくお話を伺いたいです

相手が不在の場合

Can I leave a message to Mr. Smith?

スミス様に伝言を伝えていただけますか？

Would you mind telling him that I called?

私から電話があったことを彼に伝えていただけますか？

→Please tell her that I called? 「私から電話があったことを彼女に伝えていただけますか？」 Please〜の文はビジネスシーンにおいても十分に丁寧な表現ですが、 Would you mind〜?を使うことにより、さらに丁寧な表現になります。

Could you tell Mr. Smith to call me back later?

後で折り返しのお電話をいただけるよう、スミス様に伝えていただけますか？

I’ll call him back later.

後で私の方からかけなおします

→シチュエーションによってlater の代わりに時間を表現する言葉に置き換えることができます。

in half an hour 「 30分以内に」
in an hour 「１時間以内に」
in the afternoon 「午後に」

What time can I call him back?

何時頃にお掛け直しすればよろしいですか？

Do you know what time Mr. Smith is coming back?

スミス様は何時頃に戻られるかご存知ですか？

Could you tell me when he will be back?

彼はいつお戻りになられますか？

Please tell her to call me later.
My number is 012-345-6789.

後でお電話いただけるよう彼女にお伝えください
私の電話番号は012-345-6789です。

It’s urgent, so I do appreciate if you could give me his mobile number to get in touch with him.

少し緊急の用事なので、彼の携帯電話の番号を教えていただければ幸いです

→もっとシンプルにCan I get his phone number?「彼の番号を頂戴できますか？」 とも表現できます。

May I speak to someone else in charge?

別のご担当者につないでいただけますか？

電話を切るとき

I’ll resubmit the schedules by Monday.

月曜日までにスケジュール表を再提出させていただきます

I’m looking forward to seeing you.

お会いできるのを楽しみにしています

Then I’ll see you on Friday around 3 in the afternoon.

それでは金曜日午後３時にお会いしいましょう

その他の電話用語

Could you hold on for a second?

少々お待ちください

Just a moment, please. (One moment, please.)

少々お待ちください

I can’t hear you.
Could you speak more louder, please?

少し聞こえづらいです
もう少し大きな声で話していただけますか？

Sorry, but could you speak more slowly?

申し訳ありませんが、もう少しゆっくり話していただけないでしょうか？

What did you say?
Could you say that again, please?

何とおっしゃいましたか？
もう１度言っていただけますか？

I’m sorry but I must have the wrong number.

すいません、番号を間違えたようです
→最後に、Sorry about that.と謝りましょう。

構成・文／金明香

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