英文の意味を正確に理解するには、文の構造を見ることが不可欠です。長文の内容を把握するには、文と文の関係や段落と段落の関係を掴むことが必要です。そうすることによって、書いた人の意図や目的を知ることができます。今回は、実際の例を見てみましょう。

この手紙が書かれた目的は何か

"What is the purpose of the letter?"

TOEICでは、「この手紙の目的は何ですか。」という設問がよく出ます。the purposeと定冠詞が使われていれば、一番重要な目的のことですね。

では、次の手紙文のthe purposeは何でしょうか。話の流れを追ってみましょう。

英文レターの読解　例１

Thank you for giving us the opportunity to serve your company for the past two years. We want you to know that we have appreciated your business and your prompt payments.

At ABC Bank we are dedicated to* providing the best banking service available. In an ongoing* effort to meet* your needs, we would like to know what elements of service are important to you and how well we are providing them. To help us provide you with the best possible service, we would appreciate your assistance in filling out the enclosed* survey and returning it in the postage-paid* envelope.

Your response will make a difference. Thank you for your help and your valued business.

be dedicated to～：～に打ち込んだ、～を心掛けた
ongoing：進行中の
meet：（必要などを）満たす
enclosed：同封の
postage-paid：郵送料支払い済の

解説

最初の段落は、自分たちの銀行を選んでくれたこと、支払いが素早かったことへのお礼ですね。しかし、この手紙がいわゆるお礼状でないことは、次の段落を読めばすぐわかります。

ふたつ目の段落は一番長く、この手紙で最も重要な部分です。ベストなサービスを提供できるよう邁進しているというアピールで始まりますが、それは次に要件を切り出すための準備だといえるでしょう。要件とは、この顧客にとってどんなサービスが重要か、また、この銀行のサービスをどう評価しているか知りたいから、アンケートに答えてほしいということです。

最後の段落で、「アンケートへの回答が違いを作る」と言って回答を促しています。

英文レターの読解　例２

We value all our business relationships with customers. We have especially enjoyed meeting your office-supply needs for 5 years. However, we have not received an order from you since January, and we are concerned. Is there any way we can improve our service to you?

We are aware that many of our customers could not get their orders filled quickly after the Christmas season. Since then we have taken steps to ensure* that every customer receives prompt, reliabl* service.

Providing excellent service to our customers is very important to us. Since we would hate to lose you as one of our most outstanding customers, reestablishing our rewarding* business relationship is top priority. Is there a time that I might meet with you to discuss your concerns? Please call me at 123-4567, and I will find a time that is convenient for you.

ensure：確実にする、保証する
reliable：確かな、信頼できる
rewarding：価値のある

解説

手紙の冒頭には、差出人の会社が顧客との関係を大切にしているということと、以前は手紙の受取人と良い取引ができていたということが書かれています。これが言いたくてこの手紙を書いたのでしょうか。すぐ後のHowever（しかし）という接続詞で話が変わります。最近この顧客は注文していなかった、納入業者はそれを気にしているということです。

次の段落では、過去に生じた問題とその問題への対処について書いてあります。なぜその話がここに出てくるのでしょうか？最初の段落を覚えていれば、注文が途絶えた理由を推測し、その理由はもう存在しないと伝えるためだとわかるはずです。

最後の段落は再び、良いサービスをすることが当社にとって大変重要だと述べることで始まります。そして、あなたを顧客として失いたくない、価値ある取引関係を回復することは当社の最優先事項だと続き、お会いするお時間をいただけるだろうか、と聞いています。

このように見てくれば、顧客と話す機会を作ることがこの手紙の目的で、さらに言えば、製品を再び注文してもらうのが最終的な狙いだとわかるでしょう。すべてはそこに持っていくための伏線です。

日本語で書かれた手紙なら、最初の段落を読んだだけで、再び注文を得るためのセールスレターだと気づきそうですね。外国語になるとなぜか焦り、今目に入っている部分で判断してしまいがちです。だからこそ、それぞれの段落が何のためにそこにあるのかを意識することが重要です。

例文引用元：WriteExpress® Letters

ライタープロフィール●外国語人
	外国語としての英語、フランス語、日本語を学生や社会人に教えつつ、通訳・翻訳の経験を積む。新TOEICのスコアは985点。この世界の様々な地域で日常の中に潜む大小の文化の違いが面白くて仕方がない。子育て中。

外国語人の英語学習コラム一覧はこちら≫